Trabalhar em um ambiente organizado pode impulsionar ainda mais a produtividade dos colaboradores. No artigo de hoje vamos comentar sobre como a organização do ambiente contábil impacta em todo processo e rotinas de trabalho.
Iremos detalhar fatores de organização do espaço físico e também do espaço digital, ambos importantes para o bom funcionamento da empresa.
Se você pensa em transformar o seu ambiente de trabalho em um local mais agradável e organizado confira as dicas que preparamos para você.
Porque a organização do ambiente contábil é importante?
Sabemos que a rotina contábil conta com uma grande quantidade de documentos importantes. São papéis que, se não organizados de maneira adequada, podem se acumular, perder, formar pilhas e pilhas em cima de mesas e prateleiras.
Por mais que a digitalização e a automatização de processos esteja cada vez mais contribuindo para melhorar a organização do ambiente contábil, ainda existem documentos impressos que precisam ser armazenados por determinado período de tempo. Por isso, nem sempre dá pra escapar 100% dos papéis.
Além das folhas impressas, a disposição dos móveis também é algo que impacta na organização do ambiente de trabalho. Dependendo do tamanho de sua empresa, é mais comum que se organize os postos de trabalho de acordo com funções e departamentos para cada serviço (geralmente empresas maiores) ou que cada funcionário atenda integralmente a um cliente diferente (geralmente empresas menores).
É importante organizar os móveis e as mesas de cada funcionário de acordo com as rotinas de trabalho estabelecidas, para que a circulação de pessoas e a comunicação entre elas sejam facilitadas. O espaço deve ser amplo e permitir que os documentos estejam de fácil acesso. Todas essas medidas, farão com que os serviços dos funcionários sejam executados com agilidade e eficiência.
O ambiente virtual também não passa despercebido. A organização dos documentos digitais também é fundamental para a agilidade nos processos do dia a dia. Felizmente, a tecnologia pode ser utilizada para auxiliar nesse tipo de organização.
Dicas para tornar o ambiente contábil mais organizado
Entendida a importância da organização, é preciso colocar a mão na massa para que as ideias saiam do papel e você possa conferir os benefícios de investir nesse setor.
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Arquivo
Como já dito, ainda existem documentos impressos que precisam ser armazenados na empresa. Eles devem ter um armário próprio para os arquivamentos e devem ser catalogados minuciosamente. Tipo de documento, ordem alfabética e etiquetas coloridas são exemplos de como esse processo pode ser mais fácil.
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Livre circulação
Ao rearranjar os móveis e mesas dos colaboradores, foque em deixar ambientes amplos e livres. Pense em paredes que possam ser derrubadas. Dessa forma, a circulação de pessoas fica livre assim como a comunicação entre cada setor.
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Mudanças no ambiente
As cores e decorações do ambiente devem ser inspiradoras e alegres. Nada de cores sem vida e um escritório “quadrado”. Plantas e quadros são uma ótima opção para tornar o ambiente mais agradável. A iluminação também pode ser pensada para evitar o cansaço visual. Aposte em uma iluminação indireta.
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Softwares de gestão
A dica para a organização digital é investir em um software de gestão documental, próprio para a área contábil. Os softwares são grandes aliados na organização e agilidade de processos, pois possuem ferramentas adequadas para armazenar, catalogar e localizar documentos.
Você pode pensar em digitalizar o seu arquivo e a partir daí, começar a investir em um software de gestão para que os novos documentos já sejam criados no ambiente digital.
Organizar para melhorar
Com a organização do ambiente contábil não é só a produtividade dos colaboradores que ganha um impulso e sim toda a empresa. Pequenas melhorias e reformas já são o suficiente para sentir o impacto positivo que a organização do ambiente de trabalho pode oferecer.
